Das Spielfeld von Unternehmen ist einem starken Veränderungsprozess unterworfen: Globalisierung, Schnelligkeit und Digitalisierung. Sie zwingen zu Change Prozessen in Organisation und Führung. Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass Unternehmen vom Markt verschwinden. Betriebe sind auf der Suche nach Möglichkeiten, damit sie sich diesen neuen Herausforderungen optimal stellen können. Wie kann eine effektive Arbeitsweise aussehen? Welche Anforderungen werden an zukünftige Strukturen und Führungskräfte gestellt? Welche Kompetenzen sind notwendig für Mitarbeiter und Leader? In diesem Zusammenhang taucht ein Begriff sehr häufig auf: Agilität. Daher werden wir uns mit der Agilität beschäftigen.

Erfahren Sie, welche Fähigkeiten für diese Veränderungen notwendig sind, sodass sie sicher zum Ziel gelangen. Welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit der Wandel erfolgreich wird. Und wie die ersten Schritte aussehen können, damit MitarbeiterInnen nicht überfordert werden. Denn sie verlassen ihre Komfortzone und betreten unbekanntes Terrain.  Das Zauberwort heißt: Agilität. Agile Unternehmen, sollen die Zukunft sein. Veränderung soll zur Normalität werden.

Hintergrund

Agile Strukturen in Unternehmen ist das Aufbrechen von Bürokratie und Hierarchien. Das Hinterfragen und Infrage stellen von Prozessen. Die Delegation von Verantwortung. Teams werden nicht organisiert, sondern organisieren sich selbst. Ziel ist es, schneller und flexibler auf Veränderungen zu reagieren ganauso wie Innovationen voranzutreiben.

Häufig wird Agilität mit der Methode Scrum verbunden, die häufig in IT-Entwicklungen eingesetzt wird. Dies ist allerdings nur eine Möglichkeit. Weitere Methoden sind beispielsweise Kanban oder Design Thinking, um nur einige zu nennen.

Die Voraussetzung

Der Schritt von einer klassischen Unternehmensstruktur zu einem agilen Unternehmen, ist eine Entwicklung. Der Weg von einer hierarchischen zu einer agilen Organisation. Ein Weg, der Mut braucht und eine Organisation, die die freigesetzte Kraft, die Dynamik und die Emotionen auffängt.

Unternehmensführung

Agilität ist kein Prozess, der von oben nach unter angeordnet werden kann. Eine agile Arbeitsweise ist anpassungsfähig, wandlungsfähig und lebendig. Teams sind eigenverantwortlich für ihr Handeln. Sie treffen Entscheidungen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die Unternehmensführung Verantwortung abgibt. Verantwortung gegenüber den Prozessen. Nur die Unternehmensspitze, die bereit ist, diesen Weg mit all seinen Konsequenzen zu gehen, wird Erfolg haben. Die Grundvoraussetzung für diesen Prozess ist: Vertrauen.

Führungskräfte

Die Aufgaben von Führungskräften werden sich stark verändern, gegenüber der heutigen Rolle. Führung wird neu definiert. Verantwortung und Kontrolle wird an Teams abgegeben. Es ist die Delegation pur. Führung bedeutet, Mitarbeiter und Teams zu unterstützen, sie zu befähigen. Die Rahmenbedingungen dafür zu setzen. Kompetenzen zu entwickeln oder zu finden. Für die erforderlichen Aufgaben, sind die notwendigen Skills bereitzustellen. Management und HR haben somit eine Supportfunktion. Beide haben eine tragende Rolle in dem Prozess: sie sind Mentor. Führungskräfte geben Macht ab. Sind sie dafür bereit oder halten sie an alten Strukturen fest? Besitzen sie selbst die notwendigen Kompetenzen, um dieser Aufgabe gerecht zu werden?

Mitarbeiter

Haben Sie oder ihre Mitarbeiter jahrelang in einer Position mit festen Aufgaben und Befugnissen gearbeitet, so ist es notwendig, sie abzuholen und erlebbar zu machen, was sie jetzt erwartet. Bereiten Sie Menschen auf eine neue Arbeitsweise und Unternehmenskultur vor.

Prüfen Sie vorher die Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen. Ist diese nicht oder nur gering gegeben, besteht die Gefahr, bei Einführung einer agilen Struktur, dass dieser Weg zum Scheitern verurteilt ist.

Sinnvolle Voraussetzungen

Damit sich Mitarbeiter ausrichten können, wie die Kompassnadel immer nach Norden zeigt, sind folgende Punkte wichtig:

• eine Vision
• eine Strategie
• die Mission

Die Punkte sollte jeder Mitarbeiter kennen und verstehen. Die Identifikation ist um so höher und stärker, wenn die Menschen die Gelegenheit hatten, daran mitzuwirken.

Werte einer agilen Unternehmenskultur

Agilität baut auf gewissen Grundpfeilern, den sog. Werten. Dazu zählen:

• Couragiertheit
• Zielorientierung
• Engagement
• Respekt
• Offenheit
• Gemeinsames Lernen
• Offene Kommunikation
• Ehrlichkeit

Die Führungskultur

Was sind die Aufgaben, um die sich Führungskräfte zukünftig kümmern? Welche Kompetenzen sind notwendig, um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein? Dies erfahren Sie in dem folgenden Abschnitt.

Voraussetzungen

• Fehlerkultur: Fehler dürfen gemacht werden, denn wir lernen aus Fehlern.

Aufgaben von agilen Führungskräften

Mit einer neuen Unternehmenskultur, verändern sich die Aufgaben und Anforderungen der Menschen in der Organisation. Doch was bleibt, wenn eine Führungskraft die Verantwortung und damit einhergehend die Kontrolle abgibt? Das sind die neuen Aufgabenfelder:

• Moderation: Meetings anleiten, moderieren, strukturieren und zusammenfassen
• Networker: das Verbindungslied zu anderen Stakeholdern (Abteilungen etc.)
• Linienrichter: die Rahmenbedingungen abstecken. Was ist die konkrete Aufgabe, das Ziel des Teams? Dazu gehören z.B. der zeitliche Rahmen, die abzuliefernde Qualität etc. Raum für Austausch zu schaffen.
• Coach/Mentor: durch Fragen neue Sichtweisen, Möglichkeiten eröffnen und Hindernisse sichtbar machen.
• Mediator: die Führungskraft steht bei Streitigkeiten innerhalb des Teams zur Verfügung.
• Diener: die Führungskraft dient dem Team und deren Zielen

Das Mindset der Führungskraft für mehr Agilität

Sind Sie bisher mit einer klaren Zielvorstellung in ihr Meeting gegangen und wussten, was am Ende herauskommen soll, gilt es jetzt völlig offen zu sein. Nicht Sie sagen, in welche Richtung es in den nächsten beiden Stunden geht, sondern die Mitarbeiter. Es ist ergebnisoffen.

Kompetenzen

Führungskraft ist die Person, die durch ihr Verhalten, als Leader im Team, akzeptiert wird. Dazu sind folgende Kompetenzen notwendig:

• Vertrauen: ein vertrauensvoller Umgang mit den Mitarbeitern
• Teamfähigkeit: sich in ein Team integrieren können
• Empathie: die Sichtweise von anderen Menschen verstehen. Die Gefühle, Motive und Gedanken erkennen und erfassen können. Denn nur so entsteht ein Verständnis.
• Vorbildfunktion: die Führungskräfte leben die Unternehmenskultur vor. Andernfalls scheitert die Wandlung.
• Partnerschaftlich: es gibt keine großen Hierarchien mehr. Ich arbeite partnerschaftlich, auf Augenhöhe, mit meinen Mitarbeitern.
• Selbstreflexion: die Fähigkeit, sein eigenes Handeln zu hinterfragen. Denn nur, wenn ich mich ändere, kann ich andere Menschen in eine Veränderung mitnehmen.
• Lernen: die Bereitschaft, jeden Tag etwas Neues zu lernen, denn wir sind nie fertig.
• Diversity: der Umgang mit unterschiedlichen Kulturen und die Integration.
• Kommunikation: eine wertschätzende, offene, konstruktive und zielgerichtete Kommunikation. Agile Unternehmen verzichten auf Zielgespräche zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter.
• Authentizität: ein offenes und unverstelltes Verhalten. Eine Führungskraft, die seine Stärken und Schwächen kennt und dazu steht. Ansonsten sind Denken und Handeln nicht im Einklang.
• Veränderungsbereitschaft: was heute zählt, kann morgen ganz anders aussehen. Flexibel und schnell ist der, der es schafft, sich auf veränderte Gegebenheiten einzulassen.

Die ersten Schritte zu mehr Agilität

Größeren Unternehmen empfehle ich, zunächst mit Pilotprojekten zu starten, bevor eine agile Kultur über die gesamte Organisation ausgerollt wird. Also in ein oder zwei Abteilungen zu beginnen. Hierzu bietet sich ein erster Workshop an, um mit den MitarbeiterInnen zu starten. Sinnvoll ist hier der Führungskraft einen Co-Moderator zur Seite zu stellen. Denn Führungskräften haben in Veränderungsprozessen immer eine tragende Rolle.

Workshop

Zunächst gilt es, die MitarbeiterInnen an das Thema heranzuführen. In kleinen Schritten, damit die Menschen nicht verängstigt werden. Agilität erlebbar machen, d.h. z.B. in Spielen, sogenannten Agile Games. Verbunden mit einer Diskussion zu Werten der agilen Arbeit. Ziel ist es, dass sich die Teilnehmer mit dem Thema auseinander setzen. Sowohl in dem Workshop, als auch im nachhinein.

Prüfen Sie, ob die Mitarbeiter bereit sind und das Verständnis haben, diesen Prozess mitzugestalten. Hören Sie, wie sich die Teammitglieder eine agile Arbeitsweise vorstellen und wie die konkrete Umsetzung aussehen kann. Meine Empfehlung: holen Sie sich einen Moderator dazu, der sich mit dieser Thematik auskennt.

Eine andere Vorgehensweise könnte so aussehen:

3 mögliche Schritte zu mehr Agilität

Meetings

Berufen Sie ein tägliches Meeting ein. Doch dies sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Lassen Sie ihre MitarbeiterInnen sich nicht setzen. Führen Sie das Treffen im Stehen durch. Hier erzählt jeder nur kurz, wieweit er mit seiner Arbeit ist und was heute anliegt. Nach ein paar Treffen, kommen folgende Fragen hinzu:

• Was benötige ich, um meine Arbeit heute fertig zu bekommen?
• Wie kann ich meine KollegenInnen unterstützen?

Transparenz schaffen

Visuell wird nun dargestellt, an welcher Aufgabe jeder gerade arbeitet. Dazu wird i.d.R. ein Board genutzt, auf das jeder Zugriff hat (online, offline). Dazu werden die aktuellen, die bereits erledigen und die zukünftigen Aufgaben visuell dargestellt. Somit entsteht Transparenz. Daher ergeben sich drei Felder:

1. Todo
2. In progress (hier bitte den verantwortlichen Mitarbeiter eintragen)
3. Done

Mit Hilfe der Transparenz, kann jeder MitarbeiterIn sehen, wo gerade eine Aufgabe stockt (weil sie längere Zeit im Feld „In progress“ hängt). Somit ist es möglich unterstützend einzugreifen. Somit wird die Zusammenarbeit und die Verantwortung gestärkt. Ebenso entsteht eine offene Kommunikation.

Feedback

Damit die MitarbeiterInnen stark mit einbezogen werden, wird ein wöchentliches oder zweiwöchentliches Meeting einberufen. Hierbei geht es um folgende Fragen:

• Was war gut?
• Was sollte optimiert werden?

Maximal drei Punkte, die verbessert werden sollen, werden aus dem Meeting mitgenommen. Diese sind in den nächsten ein bis zwei Wochen umzusetzen. Somit wird der Prozess im Team permanent verbessert. Denn Agilität hinterfragt sehr stark bestehende Prozesse.

Vermeiden Sie Äusserungen, die von den MitarbeiterInnen so aufgefasst werden können, dass sie in der Vergangenheit alles falsch gemacht haben. Ansonsten werden sich die Menschen gegen die Wandlung sträuben.

Vgl.: https://upload-magazin.de/blog/14153-agile-unternehmen/ & https://upload-magazin.de/blog/14311-erste-schritte-in-die-agilitaet/