Die wichtigste Aufgabe einer Führungskräfte ist die Kommunikation und hier besonders das Mitarbeitergespräch. Nun kennt das jeder von uns: es gibt Mitarbeitergespräche, die fallen einem einfach, manchmal freut man sich sogar darauf und es gibt welche, die fallen einem schwer, weil das Thema unangenehm ist. Das sind die herausfordernden oder heiklen Gespräche. Wir können vielleicht versuchen, das Thema zu ignorieren, dem Dialog aus dem Wege zu gehen. Als Führungskraft ist das keine Option. Die Aufgabe ist es, sich der Herausforderung zu stellen. Schliesslich ist es der Job des Vorgesetzten die ihm anvertrauten Menschen zu entwickeln, die Rahmenbedingungen zu optimieren und Entscheidungen umzusetzen. Verantwortung zu übernehmen.  

Liegt das notwendige Verhalten, welches wir benötigen, deutlich ausserhalb unserer Komfortzone, wird sich Angst breit machen. Um so weniger sicher wir uns fühlen, umso mehr Angst kann sich entfalten. Hier kann es helfen, Tipps zum Umgang zu bekommen oder solche Situation vorab schon mal zu üben.

Einstellung zum MitarbeiterIn

Unangenehme oder heikle Mitarbeitergespräche können im Thema oder in der Person begründet sein. Die Empfindung ist immer subjektiv. Mein Tipp: überprüfen Sie vor dem Gespräch, welches Gefühl Sie haben, zum Inhalt und zu dem Menschen. Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl. Wir schauen uns heute herausfordernde Themen bei Mitarbeitergesprächen an.

Schauen wir uns mal ein Beispiel an:

Sie haben einen Mitarbeiter, der stark nach Schweiß riecht. Der Geruch stört nicht nur Kollegen/-innen, sondern auch die Kunden.

Viele Vorgesetzte tun sich mit solch einem Thema schwer, da es sehr intim ist. Anstatt es direkt anzusprechen, wird es unterschwellig kommuniziert. Z.B. könnte ich ein Deo auf den Schreibtisch stellen, in der Hoffnung, dass es der Mitarbeiter schon richtig verstehen wird. Wer daran glaubt, ist auch der Meinung, dass man Menschen managen kann.

Ich könnte auch eine Mail schicken, mit der Anweisung, dass 3x täglich ein Deo zu nehmen ist. Das wird sicherlich auf wenig Verständnis des Mitarbeiters stossen und eher zu einer Abwehrhaltung führen.

Ein heikles Mitarbeitergespräch

Auf jeden Fall sollten Sie ein persönliches Gespräch führen. Und damit meine ich nicht am Telefon, sondern unter vier Augen.

Wichtig ist, dass wir einen smarten Einstieg wählen. Z.B. können wir das Thema mit uns verbinden.

„Ich habe da noch ein Thema, was mir wichtig ist und was mir nicht ganz leicht fällt. Mir ist in letzter Zeit aufgefallen, dass Du oft schwitzt und für mein Empfinden intensiv riechst. Ich merke dann, dass ich dann schnell auf Abstand zu Dir gehe, obwohl dafür ansonsten kein Grund besteht. Ich befürchte dann, dass Du das missverstehst.“

Offenheit öffnet

Zunächst kann ich ganz offen zugeben, dass mir das Gespräch nicht leicht fällt. Das zeigt Gefühle und öffnet meinen Gegenüber für das Thema. Nun beschreibe ich, was ich beobachtet habe. Anschliessend erzähle ich, welchen Auswirkungen der Geruch auf mich hat.

Auf keinen Fall sage ich, was Kollegen oder Kunden vielleicht empfinden. Das kann zu Verallgemeinerungen führen. Nutzen Sie hierzu Ich-Botschaften, wie im Feedback.

Eine weitere Möglichkeit

Sie können natürlich auch anders in das Mitarbeitergespräch einsteigen, wie beispielsweise:

„Wenn Ihnen bei mir etwas störendes auffallen würde, wie z.B. ein Fleck im Gesicht oder etwas zwischen den Zähnen, dann würden Sie mich sicherlich auch darauf hinweisen, richtig?“

Ehrlichkeit und Verständnis

Hier würde kaum jemand nein sagen und wenn doch, wissen Sie, dass Sie an dem Thema Offenheit und Ehrlichkeit arbeiten können. Jetzt beschreiben Sie, was Sie wahrnehmen.

Zeigen Sie ruhig Verständnis für die Situation, indem Sie beispielsweise von ähnlichen Situationen erzählen, die Sie selbst erlebt haben. Das baut Verständnis und Vertrauen für das intime Thema auf.

Ein heikles Mitarbeitergespräch auf der Sachebene

Anders verhält es sich, wenn Sie die unangenehme Aufgabe haben, einen Mitarbeiter zu entlassen. Vor allem, wenn es nicht auf ein Verschulden des Angestellten zurückzuführen ist. Das kann der Fall sein, wenn die Absatzzahlen des Unternehmens einbrechen und die Geschäftsführung gezwungen ist, Personal frei zusetzen. Da Sie hier Verhalten ändern möchten, ist ein Feedback nicht angebracht. Die Entscheidung ist gefallen. Das Ziel ist es, diese Information an den Mitarbeiter zu geben. Auch wenn es sich um sachliches Thema handelt, wird es vermutlich starke Emotionen auslösen können.

Wichtig ist:

• Kommen Sie schnell auf den Punkt
• Benennen und schaffen Sie Fakten
• Vermeiden Sie unbedingt Floskeln
• Das Gespräch nicht vor Feiertagen, Wochenende oder Urlaub führen
• Steigen Sie nicht auf die Emotionen des Mitarbeiters ein

Sie benötigen in diesem Fall keine Warmup-Phase, da Sie ein sachliches und distanziertes Gespräch führen wollen. Seien Sie besonders klar in Ihrer Kommunikation und konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Floskel, wie „ich kann mir gut vorstellen, wie Sie sich gerade fühlen“, sind unangebracht, weil Sie auf die Emotionen einsteigen und dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Ihnen zu widersprechen. Geben Sie ihrem Gegenüber die Möglichkeit, die Information zu verarbeiten. Häufig macht es Sinn, weitere Details am nächsten Tag zu besprechen.

Die passende Gesprächsführung

Mögliches Gespräch:

„Wie Sie wissen, hat sich unser Auftragsvolumen halbiert. Deshalb musste die Unternehmensführung einschneidende Sparmaßnahmen beschließen. Dazu zählen auch vier betriebsbedingte Kündigungen in unserer Abteilung. Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand folgender Kriterien ausgewählt …. Herr/Frau …, Sie zählen leider zu den Betroffenen. Wir werden das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zum 1. Mai 2019. fristgerecht beenden.“

Machen Sie eine Pause und beobachten Sie, wie sich der Mitarbeiter verhält. Ist es gefasst und in der Lage die weiteren Details zu besprechen oder ist er nur auf der emotionalen Ebene? Im letzten Fall verschieben Sie das weitere Gespräch auf den nächsten Tag.

Ihre Rolle im Mitarbeitergespräch

Während das erste Gespräch über den Körpergeruch, die Führungskraft mehr in der Rolle des „Kumpels“ erfordert, ist in dem Entlassungsgespräch die Rolle des Chefs gefordert. Die beiden unterschiedlichen Gespräche machen sehr deutlich, dass Führungskräfte gefordert sind, ihre Rollen der Situation anzupassen. Hinzu kommt die Herausforderung, dass ich als Führungskraft es mit sehr unterschiedlichen Menschen zu tun habe. Mein eigenes Verhalten hängt somit stark von der Situation, dem Thema und dem Mitarbeiter, ab. Erfahren Sie mehr zum Thema: „Situative Führung“.